防疫期間居家辦公實施成效及需改善事項簡報

防疫期間居家辦公實施成效及需改善事項簡報

報告單位：人事室

壹、依據

本校110年5月23日臨時主管會議審議通過之因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情分流辦公作業規範。

貳、目的

防疫期間減少跨區移動，使校務運作如常及避免群體擴散所為之分流辦公措施。

参、實施期間

自民國110年5月25日至同年6月28日

肆、實施原則

一、以輪流「居家辦公」及「到校辦公」為主。

二、全時居家辦公為例外，需符合下列條件之一且經核准：

住雙北以外地區到校上班者、懷孕者、有12 歲以下子女需照顧者、實施自主健康管理期間者、有同住家人實施居家隔離檢疫措施者。

伍、至6月15日止核准全時居家辦公明細表

陸、未實施居家辦公單位：

一、學院：不動產系、土木系、室設系、園藝系、機械系、資工系、電子系、創設系等8系。

二、行政單位：體育室。

柒、實施成效評估

一、校務運作正常：降低通勤、辦公室群聚感染風險，彈性保留基本人力，維持校務行政正常運作。

二、業務推展順利：不因居家辦公而造成業務推動、執行遲滯。

三、業務聯繫溝通無障礙：透過視訊、通訊軟體即時聯繫、討論、召開會議等多元溝通方式解決問題。

四、對資源教室學生提供線上支持性服務：聯繫完成至少50名資源教室學生線上支持性服務及線上討論會議。

五、特殊業務需求，全員到校上班：如學務處課指組籌辦線上畢業典禮，自5月31日起全員到校上班；人事室因6月2日召開校教評會全員5月31日至6月2日到校上班。

捌、遭遇之困難

一、有些管理系統後台無法在家使用，需請到校辦公同仁辦理，建議可以開放遠端作業。亦即遠端桌面的程式須先設定及無法使用鎖定程式。

二、突發性或立即性工作，因不在辦公室致無法即時取得資料立即完成。

三、紙本公文會簽時間延長。

玖、結論與建議：

一、結論：

據上論結，本校實施居家辦公至今並無礙於各單位正常業務之運作及執行，且合作完成單位業務。此一結果如從行政管理理論中的Z理論（權變理論）所強調所有員工平等合作以完成共同目標，而非依賴正式的層級關係來達成組織目標，並建立「信任與相互支持」的氣氛與價值，從各單位的表現得到了印證。

二、建議：

（一）是否實施分流辦公，建議配合中央防疫政策之指示。

（二）相關之管理系統在無資訊外洩之情況下，建議資訊中心協助開放遠端作業系統，居家辦公人員就可直接作業。